VMI prievolė – papildoma našta verslui?

2016 spalį startavo elektroninė važtaraščių i.VAZ ir PVM sąskaitų faktūrų i.SAF teikimo Valstybinei mokesčių inspekcijai (VMI) sistema, nuo 2017 sausio įmonės privalo VMI nustatytais atvejais teikti standartinio apskaitos bei audito SAF-T duomenų rinkmenas. Verslininkams ir valdininkams aktualu, kuo i.SAF ir SAF-T yra naudinga įmonėms ir kaip nepadaryti klaidų įgyvendinant technologinį sprendimą esamose informacinėse sistemose.

Buhalterinės apskaitos sistemų naujovės Lietuvoje – i.SAF ir SAF-T duomenų rinkmenos yra standartizuotos apskaitos duomenų bylos, kurioms pritaikius automatizuotus audito įrankius, galima gauti pačius detaliausius finansų apskaitos duomenis. i.SAF ir SAF-T duomenų rinkmenomis jau daugelį metų naudojasi Europos Sąjungos šalys, tuo tarpu, Lietuvoje šie įrankiai pasirodė VMI iniciatyva ir yra skirti įmonių tarpusavio sandorių patikrai, paprastesniam mokestiniam auditui.

Apskaičiuojama nauda

„Šių įrankių vertė yra nepalyginamai didesnė visam finansų pasauliui, o ypač finansų rinkoms. Kol kas bankai, vertybinių popierių biržos, o kartu ir investuotojai turi tenkintis istoriškai gana smarkiai vėluojančia agreguota informacija apie finansinę įmonės padėtį ir pačios įmonės rengiama informacija, kuri viešai skelbiama investuotojams“, – sako kompleksines IT paslaugas ir modernius integruotus sprendimus teikiančios bendrovės UAB „Innoforce” projektų vadovė Eglė Šilinskienė.

Pašnekovė įsitikinusi, kad i.SAF ir SAF-T bylos teikia nepalyginamai daugiau informacijos negu iki šiol reikalavo finansų rinkos. Pasak E. Šilinskienės, detalias ataskaitas sugeneruoti galima už bet kurį laikotarpį vieno mygtuko paspaudimu, o tai padarys nemažą perversmą, ypač – skolinto ir nuosavo kapitalo paskirstyme. Apskaita vyks žymiai greičiau ir nepalyginamai efektyviau, nes finansų rinkos dalyviai operatyviai gaus visą detalią informaciją.

„Neabejotinai, sėkmingas verslas greičiau gaus palankesnes skolinimosi sąlygas arba pritrauks investicijų į nuosavą kapitalą, prognozuojami pokyčiai ir draudimo rinkoje. Naudojant SAF-T bylas, bus paprasčiau atlikti vidinius ir išorinius auditus, įmonių vertinimą, valdyti rizikas dėl mokestinių nuostolių, o svarbiausia – liks vis mažiau vietos neskaidriam verslui“, – garantuoja „Innoforce“ projektų vadovė.

Suvaldytos rizikos

Specialistai nurodo papildomas tokių įrankių naudas verslui – i.SAF ir SAF-T panaudojimą pačios įmonės reikmėms, vykdant finansinių auditą, taip pat apskaitos rizikos valdymui. Akivaizdu, kad net ir naudojant pažangiausias informacines sistemas, duomenis į jas vis dar įveda žmonės, žmonės sprendžia, kaip apskaityti ir atvaizduoti vienas ar kitas finansines operacijas.

Todėl dėl galimų žmogiškų klaidų ar nežinojimo, įmonės gali susidurti ne tik su apskaitos nekorektiškumo, bet ir su mokestine rizika, lemiančia finansinius nuostolius. Intelektualiam i.SAF ir SAF-T įrankiui keliami reikalavimai įgalinti įmones gauti išankstinę informaciją apie galimas apskaitos klaidas, taip išvengiant brangiai kainuojančių tokių klaidų pasekmių taisymo.

„Tokiame optimistiniame paveiksle yra ir grėsmių. Įsivaizduokime, kad labai detali realaus laiko finansinė informacija su SAF-T ir i.SAF bylomis taip pat greitai ir efektyviai keliauja į konkurentų rankas tik vieno mygtuko paspaudimu. Bet kuriam verslui tai būtų dramatiškos pasekmės, nes konkurentai sužinotų esamuoju metu vykstančias verslo transakcijas, pvz. detalias gaunamas ir išrašomas sąskaitas, gaunamus ir atliekamus mokėjimus ir kitą informaciją, kuri teikiama i.SAF ir SAF-T bylose“, – pateikia pavyzdžius E. Šilinskienė

Perspektyvą vertinanti vadovė pabrėžia, kad i.SAF ir SAF-T bylos yra ne buhalterių poreikis VMI reikalavimams tenkinti, bet labai efektyvus ir galingas įrankis konfidencialiai, savalaikei ir esminei finansinei informacijai perduoti. Todėl šiose bylose esančios informacijos perdavimas turėtų būti apsaugotas visais įmanomais būdais ir visų pirma visų saugumo priemonių reikėtų imtis IT sistemose.

Apie alternatyvas

Ne paslaptis, kad rinkoje randasi daugybė pasiūlymų įsigyti duomenų konvertavimo į VMI tinkamą formatą įrankių, tinkamų visų gamintojų (Oracle, SAP, Microsoft Dynamics, vietinių gamintojų apskaitos sistemų ir pan.) informacinėms sistemoms arba naudotis duomenų konvertavimo paslauga. Tačiau renkantis tokius įrankius arba konvertavimo paslaugą tiesiog būtina kruopščiai įvertinti duomenų apsaugos aspektus ir galimą riziką.

„Mūsų įmonė „Innoforce” pradėjo gilintis į SAP sistemos parengimo i.SAF ir SAF-T duomenų rinkmenos generavimui klausimą dar 2016 m. pradžioje. Gavę gamintojo SAP SE „palaiminimą” ir sutikimą teikti visą kitose šalyse sukauptą informaciją ir patirtį pradėjome kurti standartizuotą Lietuvos rinkai pritaikytą i.SAF ir SAF-T duomenų rinkmenos generavimo SAP sistemose įrankį. Sutelkėme profesionalią SAP konsultantų ir programuotojų komandą, kuriai buvo iškeltas uždavinys sukurti įrankį, pritaikytą SAP ERP sistemoms. Mūsų sukurtas įrankis yra pačios “motininės” apskaitos sistemos, šiuo atveju – SAP, priedėlis, glaudžiai susietas su pačia apskaitos sistema ir įdiegtas centralizuotai. Tai reiškia, kad jis yra saugus ir patikimas visoms didelėms įmonėms, kurios centralizuotai valdo savo IT išteklius ir teikia prieigą prie sistemos daugelyje šalių esantiems filialams ar antrinėms įmonėms“, – užtikrina UAB „Innoforce” projektų vadovė Eglė Šilinskienė.

Kompleksines IT paslaugas ir modernius integruotus sprendimus teikiančios įmonės atstovė apibendrina, jog šis technologinis sprendimas visiškai užtikrina informacijos saugumą, kiek šiuo metu tai leidžia VMI procedūros. E. Šilinskienė priduria, kad kitas įrankio tobulinimo etapas – kuriamos papildomos funkcijos, labiau apsaugosiančios įmonę nuo galimų mokestinių klaidų.

Ekspertės rekomendacijos, naudojantis SAF-T ir i.SAF bylomis:

SAF-T ir i.SAF turi būti generuojamas toje sistemoje, kur yra saugomi apskaitos duomenys. Turi būti naudojamos labai griežtos autorizacijos.

SAF-T ir i.SAF generuojanti sistema ar jos dalis negali būti instaliuota naudotojo kompiuteryje.

Privalo būti sudėtos visos apsaugos tinklų, serverių, duomenų bazės ir darbo vietų lygyje.

Neturi būti sudaryta jokia galimybė saugoti SAF-T ir i.SAF bylų naudotojo kompiuteryje. Idealiu atveju jos turi būti siunčiamos tiesiai iš sistemos reikiamam gavėjui per saugius protokolus naudojant elektroninį parašą. Šiuo metu VMI tokios galimybės nesuteikia, nors sistemų integracijos būdas yra reglamentuotas. Tikėkimės, kad ši saugumo spraga yra laikina.

SAF-T ir i.SAF bylų generavimo įrankiai turi būti apskaitos sistemos gamintojo sertifikuoti arba bent pripažinti kaip tinkami apskaitos sistemoje esančią informaciją pateikti

SAF-T ir i.SAF bylas turėtų generuoti pati įmonė. Jokiu būdu tai neturi būti trečios šalies paslauga.