Ieškoti tarp:
Įmonių
Straipsnių
Pasiūlymų
Skelbimų
Video
Katalogo kategorijų

Informacijos valdymo gairės 2020-iesiems

Metų pradžia – simboliškas laikas naujiems tikslams išsikelti. Verta apmąstyti ne tik asmeninio ar profesinio augimo galimybes
Nuotraukos

2020.01.20.

Metų pradžia – simboliškas laikas naujiems tikslams išsikelti. Verta apmąstyti ne tik asmeninio ar profesinio augimo galimybes: taip pat svarbu įvertinti priemones, sprendimus, leidžiančius patobulinti plėtojamą verslą apskritai. Nemenkų iššūkių įmonėms šiandien kelia chaotiškas, vėluojantis informacijos valdymas. Aptarkime kelias pasaulines įvairių įmonės duomenų valdymo gaires, į kurias atsižvelgus galima efektyviai pagerinti situaciją.

Sistemų daugiafunkciškumas

Technologijų plėtra, augantis duomenų srautas, saugumo spragų grėsmė ir kitos šių laikų tendencijos skatina diegti vis daugiau įvairiausių programų: nuo apsaugos iki komunikacijos. Tačiau neretai susidaro paradoksali situacija – vietoje to, kad kasdienės užduotys būtų įveikiamos greičiau, jos naudojant galybę skirtingų programų atima vargiai mažiau laiko.

Dėl šios priežasties vis daugiau investuojama į daugiafunkces sistemas. Viena tokių, pavyzdžiui, padeda ne tik struktūruoti ar suskaitmeninti įmonės dokumentus, bet ir palengvina komunikaciją naudojant el. paštą, praverčia norint objektyviai sekti darbuotojų darbo laiką, užduočių būseną, failų pakeitimus ir panašiai. Tokiu būdu atliekamas informacijos valdymas padeda sutaupyti laiko ir padidina veiklos efektyvumą.

Auganti privatumo svarba

Šiandien kruopščiai apsaugoti reikia ne tik komercines paslaptis, bet ir detalią informaciją, susijusią su darbuotojais, partneriais ar klientais. Tai nėra paprasta žinant tik apytiksles saugumo gaires, tačiau net ir kruopščiai išmanant šią sritį užduotis įveikiama tikrai nelengvai. Juk rūpintis reikia ir el. svetainių, programėlių pasiekiamais duomenimis, ir popieriniais dokumentais.

Tačiau įdiegus prie poreikių pritaikytą informacijos valdymo sistemą galima siekti tikslo lengviau ir greičiau. Aiški ir visų vienodai palaikoma tvarka apskritai padeda lengviau rūpintis saugumu. Šiandien sistemos leidžia ne tik greitai atsekti, bet ir pašalinti netinkamus failų pakeitimus. Be to, lengva kontroliuoti kiekvieno sistemos naudotojo prieigą prie specifinės informacijos. Dėl to sisteminis informacijos valdymas – tai priemonė efektyviai rūpintis privatumu įmonės viduje.

Procesų automatizavimas

Didėjant informacijos srautui tenka ieškoti būdų ne tik kaip atsirinkti reikalingus, aktualius duomenis, bet ir kaip sumažinti laiką, skiriamą tai atrankai ar susijusioms užduotims. Efektyvus sprendimas – automatizuoti pasikartojančius procesus. Tai gali būti tiek tam tikrų dokumentų ar jų korekcijų patvirtinimas, tiek rūšiavimas (pavyzdžiui, naudojant turinio žymas). Priklausomai nuo pasirenkamos informacijos valdymo sistemos, jos pritaikymo prie poreikių galimybių, įmanoma supaprastinti, pagreitinti įvairiausias užduotis – netgi sąskaitų ar užduočių (tokių kaip atsakymas į užklausą, pateiktą per el. svetainę) formulavimą.

Prisitaikymas prie dirbančių nuotoliniu būdu

Nors tai nėra tiesioginė informacijos valdymo tendencija, toks sprendimas taip pat padeda spręsti problemą. Tiek užsienyje, tiek mūsų šalyje dirbančių jiems patogiu grafiku, nepriklausomai nuo vietos samdomų darbuotojų skaičius pastebimai auga.

Prieigos prie duomenų atžvilgiu jie neturėtų niekuo skirtis nuo kitų komandos narių. Informacijos valdymas bus efektyvus tik tuo atveju, jei ir šie darbuotojai laikysis bendrų vidaus taisyklių. Be to, galimybė dirbti bet kuriuo metu naudinga patiems užklausėjams (klientams, partneriams ir panašiai) – jų poreikiais pasirūpinama greičiau.

Kas iš to?

Aptartosios tendencijos iš esmės nėra naujovė – jos ryškėja ne pirmus metus. Visgi gali kilti dvejonių, ar tikrai verta jų laikytis. Juk esama ir mažų įmonių, ir dar tik žengiančių pirmuosius žingsnius. Iš tiesų informacijos daugėja, o klientų poreikiai auga nepriklausomai nuo verslo krypties ar įmonės dydžio. Anksčiau ar vėliau čia pastebimas toks chaosas, kuris lemia nuostolius – tiek tiesiog laiko, tiek finansinius.

Kai informacijos valdymas efektyvus, situacija dažnai pagerėja visapusiškai.

  • Visų pirma, informacija laiku pasiekia adresatus – tiek užduočių, tiek ataskaitų pavidalu.
  • Antra, sutaupoma darbo laiko, paprastai sugaištamo duomenų paieškai, aprašams ar kategorizavimui. Šio tikslo siekiama ir dėl automatizavimo.
  • Trečia, viskas vyksta operatyviau ir išvengiama vėlavimų, susijusių su dingusia informacija ar pamirštomis užduotimis.
  • Ketvirta, dėl visų pokyčių gerėja tiek išorinė (klientai, partneriai), tiek vidinė (darbuotojai) įmonės reputacija.

Investicija į sistemišką informacijos valdymą nėra menka, visgi ji, tinkamai pasiruošus, atsiperka.