Ieškoti tarp:
Įmonių
Straipsnių
Pasiūlymų
Skelbimų
Video
Katalogo kategorijų

Vieno svarbiausių įmonės resursų, darbuotojų laiko, taupymas

Kiekviena organizacija suinteresuota skirti laiką pelno didinimui, o ne švaistymui, todėl efektyvus planavimas tampa pagrindiniu organizuoto įmonės darbo aspektu.
Nuotraukos

2017.12.19

Kiekvienos organizacijos darbo našumas labai priklauso nuo darbuotojų laiko paskirstymo. Kiekviena organizacija suinteresuota skirti laiką pelno didinimui, o ne švaistymui,  todėl efektyvus planavimas tampa pagrindiniu organizuoto įmonės darbo aspektu. Racionaliai paskirstytas laikas leis nudirbti daugiau darbų, be to neskubant galima priimti objektyvius, protingus sprendimus, išvengti kai kurių klaidų. Į ką atsižvelgti skirstant darbuotojų laiką ir darbus?

Nuo laiko paskirstymo priklauso organizacijos našumas

Pirmiausia, verta pakalbėti apie darbuotojų motyvaciją: kuo labiau motyvuoti ir tikslo vedini yra organizacijos darbuotojai, tuo darbas einasi greičiau ir efektyviau. Visgi, kiekvieno darbuotojo motyvacija labai priklauso nuo to, kaip paskirstomas jų laikas ir užduotys. Nuolat perskirstomi darbai, nuoseklumo ir pastovumo trūkumas gali demotyvuoti darbuotoją. Šis gali jausti nuolatinį spaudimą iš įmonės vadovų ar kitų specialistų, su kuriais tiesiogiai susijęs jų darbas. Tokioje situacijoje žmogui sunku susikaupti ir padaryti užduotis teisingai, o tai ilgainiui neigiamai paveikia ir visos organizacijos darbo produktyvumą.

Ypač daug laiko įmonėje, organizuojant darbus, atima dokumentų tvarkymas ir valdymas. Šiuos reikia tinkamai parengti, patvirtinti bei archyvuoti. Kiekvienas dokumentas turi pasiekti konkretų asmenį laiku, o užduočių parengimas ir paskirstymas turėtų būti nuoseklus ir vykdomas pagal iš anksto nustatytą planą.

Be to, su svarbiais dokumentais dažnai reikia supažindinti ir darbuotojus, ypač jei komanda pasipildė naujais nariais. Dokumentų valdymo sistema (DVS) organizacijos veiklai gali būti itin naudinga, nes visi svarbūs dokumentai bus saugomi vienoje vietoje. Tai palengvina reikalingos informacijos pasiekiamumą, pagreitina dokumentų valdymo procesus ir naujų darbuotojų integraciją bei prisitaikymą prie naujų darbo sąlygų. 

Kaip organizuoti įmonės veiklą ir taupyti laiką?

  • Darbus planuokite iš anksto.

Kiekvienas vadovas turėtų žinoti, kad darbo efektyvumui ir produktyvumui įtakos turi išankstinis laiko planavimas. Aiškiai nustačius nekintančią darbų ir užduočių sistemą, galima per tam tikrą laiką nudirbti daugiau, negu neturint aiškaus plano, ką po ko daryti. Taigi, laiko planavimas tiesiogiai susijęs su darbo efektyvumu.

  • Išskirkite darbų prioritetus.

Labai svarbu, kad darbai būtų skirstomi atsižvelgiant į jų svarbumą. Tai leis tinkamai suskirstyti darbus pagal prioritetą. Svarbiausias užduotis svarbu atlikti kuo greičiau, o mažiau svarbios gali palaukti.

  • Įsidiekite dokumentų valdymo sistemą.

Būtent dokumentų valdymo sistema, arba trumpiau DVS, leidžia padidinti darbo našumą ir efektyvumą, sumažindama dokumentų tvarkymui skirtas laiko sąnaudas. Įsidiegus sistemą galima nebesibaiminti dėl slaptos informacijos nutekėjimo ar dokumentų pasimetimo. Organizuoti įmonės darbą, remiantis dokumentams valdyti skirta sistema, tampa gerokai lengviau, o sutaupytą laiką galima skirti kitiems svarbiems darbams.

  • Laikykitės strategijos.

Organizuotam įmonės laiko planavimui reikalinga ne tik dokumentams tvarkyti skirta sistema, bet ir strategija. Numatykite tikslus bei nuolat sekite, kaip sekasi jų siekti bei vykdyti nustatytas užduotis. Strateguotas organizacijos valdymas padės greičiau pasiekti nustatytus tikslus, o tai motyvuos ir įmonės darbuotojus.

Šiuolaikiškos įmonės laiko taupymo strategija

Organizacijos veikloje naudojama dokumentų valdymo sistema padeda sutaupyti ne tik laiko, bet ir popieriaus sąnaudų. Pirmiausia dėl to, jog įsidiegus DVS visos dokumentų kopijos saugomos elektroninėse laikmenose ar serveriuose. Atspausdinti dokumentą galima bet kuriuo metu, be to darbuotojo susipažinimas su dokumentu tampa paprastesnis, kadangi elektroniniu būdu perduoti svarbią informaciją – taisykles, instrukcijas ar kita – dabar yra kaip niekad lengva.

Taip pat šiuolaikiška organizacija naudoja intranetą. Ši vidinės komunikacijos priemonė užtikrina personalizuotą informacijos pateikimą – darbuotojo ir organizacijos kampu. Kiekvienas darbuotojas turi savo darbinę aplinką, kurioje užtikrinami visos informacijos srautai, taip sudarant patogesnes sąlygas darbuotojams dirbti su kasdienėmis užduotimis bei rasti reikalingą informaciją.

Personalo vadovai intraneto pagalba gali lengvai įgyvendinti įvairius personalo valdymo procesus tokius, kaip:

-          darbuotojų veiklos vertinimą;

-          supažindinimą su vidinėmis tvarkomis ir jų pakeitimais;

-          informavimą apie įvairius renginius, kolegų gimtadienius, vidines įmonės naujienas ir pan.